Bij Satine hechten we veel belang aan jouw privacy. Wanneer je een afspraak maakt, een behandeling ondergaat, een product aankoopt, onze website bezoekt of contact met ons opneemt, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze eventueel delen en welke rechten jij hebt.
Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel GDPR genoemd, en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
1. Wie zijn wij?
Satine
Brusselsesteenweg 29
1860 Meise
België
Ondernemingsnummer: 0741.391.487
E-mail: info@satine-laser.be
Telefoon: 0479 48 82 08
Website: https://www.satine-laser.be/
In dit privacybeleid verwijzen “Satine”, “wij”, “we”, “ons” en “onze” naar Satine als verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens.
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je ons contacteren via info@satine-laser.be.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Satine verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, een afspraak boekt, een behandeling ondergaat, een product aankoopt, onze website bezoekt, contact met ons opneemt of zelf gegevens aan ons doorgeeft.
Deze gegevens kunnen onder meer worden verzameld via ons online boekingssysteem, e-mail, telefoon, sociale media, het intakegesprek, behandel- of toestemmingsformulieren, klantenbeheerprogramma’s en tijdens jouw bezoek aan het salon.
Wij gebruiken onder meer Salonized voor klantenbeheer, online afspraken en opvolging van behandelingen.
Afhankelijk van jouw relatie met Satine kunnen wij volgende gegevens verwerken:
voor- en achternaam;
adresgegevens;
geboortedatum of leeftijd;
telefoonnummer;
e-mailadres;
afspraakgegevens en behandelgeschiedenis;
facturatie- en betalingsgegevens;
voorkeuren, opmerkingen en communicatie met Satine;
voor- en nafoto’s van de behandelzone, indien relevant en met jouw toestemming;
huidtype, huidconditie, gevoeligheden, allergieën, huidreacties en huidafwijkingen;
informatie over medicatiegebruik, medische voorgeschiedenis of aandoeningen die relevant kunnen zijn voor de veiligheid van de behandeling;
informatie over zwangerschap of borstvoeding, indien relevant voor de behandeling;
haarkleur, haarstructuur en kenmerken van de te behandelen zone;
informatie over tatoeages, permanente make-up, recente zonblootstelling of cosmetische ingrepen, indien relevant voor de behandeling;
gegevens die je zelf aan ons meedeelt tijdens intake, behandeling of opvolging;
technische gegevens bij websitebezoek, zoals IP-adres, browsergegevens, toestelgegevens en cookiegegevens, voor zover van toepassing.
3. Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens
Voor sommige behandelingen is het noodzakelijk dat wij rekening houden met gevoelige informatie, zoals huidgevoeligheden, allergieën, medicatiegebruik, medische voorgeschiedenis, zwangerschap, huidaandoeningen of andere gezondheidsgerelateerde gegevens.
Deze gegevens verwerken wij enkel voor zover dit noodzakelijk is om de behandeling veilig, zorgvuldig en professioneel te kunnen uitvoeren, en waar nodig op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming.
Wij vragen enkel de informatie die relevant is voor de behandeling en verwerken deze gegevens met extra zorg en discretie.
4. Gegevens van minderjarigen
Satine heeft niet de bedoeling om persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Wanneer een minderjarige klant een behandeling wenst te ondergaan, kan Satine toestemming vragen van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Satine behoudt zich het recht voor om een behandeling te weigeren of uit te stellen wanneer wij van oordeel zijn dat de behandeling niet geschikt of verantwoord is.
Indien je vermoedt dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, kan je ons contacteren via info@satine-laser.be. Wij bekijken dit dan zo snel mogelijk en nemen waar nodig passende maatregelen.
5. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Satine verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
om afspraken te kunnen inplannen, bevestigen, wijzigen of annuleren;
om jou te kunnen contacteren over jouw afspraak, behandeling, bestelling of vraag;
om een intake te kunnen uitvoeren en na te gaan of een behandeling veilig en geschikt is;
om behandelingen correct uit te voeren en op te volgen;
om jouw behandelgeschiedenis bij te houden;
om voor- en nazorgadvies te kunnen geven;
om producten, bestellingen en leveringen te verwerken;
om betalingen, facturen, voorschotten, annulatievergoedingen of terugbetalingen te kunnen beheren;
om klantenservice en opvolging te bieden;
om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
om onze diensten, website en klantenervaring te verbeteren;
om, indien je daarvoor toestemming geeft, nieuwsbrieven, acties of marketingcommunicatie te versturen;
om foto’s te gebruiken voor dossieropvolging, resultaatvergelijking of marketing, enkel wanneer dit passend is en waar nodig met jouw toestemming.
6. Rechtsgronden voor de verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat. Afhankelijk van de situatie baseren wij ons op:
de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een afspraak boekt, een behandeling ondergaat of een product aankoopt;
jouw toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde gezondheidsgerelateerde gegevens, nieuwsbrieven of het gebruik van herkenbare foto’s;
een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor boekhouding, facturatie of fiscale bewaarplichten;
ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantenbeheer, servicecommunicatie, veiligheid, opvolging van afspraken, bewijsvoering of verbetering van onze diensten.
Wanneer wij jouw toestemming vragen, kan je die toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de verwerking die vóór de intrekking rechtmatig gebeurde.
7. Nieuwsbrieven en marketing
Satine kan jouw e-mailadres gebruiken om je nieuwsbrieven, acties, skincare tips of informatie over behandelingen te sturen, voor zover je hiervoor toestemming hebt gegeven of voor zover dit wettelijk toegestaan is.
Je kan je op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink in de e-mail of door ons te contacteren via info@satine-laser.be.
8. Foto’s en beeldmateriaal
Satine kan foto’s maken van de behandelzone voor dossieropvolging, resultaatvergelijking of professionele opvolging van de behandeling.
Herkenbare foto’s of resultaten worden nooit gepubliceerd op de website, sociale media of ander marketingmateriaal zonder jouw toestemming.
Wanneer je toestemming geeft voor het gebruik van foto’s voor communicatie of marketing, kan je deze toestemming op elk moment intrekken voor toekomstig gebruik.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Satine neemt geen beslissingen op basis van volledig geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen voor jou hebben.
Wij gebruiken digitale systemen, zoals Salonized, voor klantenbeheer, afspraken en communicatie, maar belangrijke beslissingen rond behandelingen worden steeds met menselijke tussenkomst genomen.
10. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.
Als algemene richtlijn bewaren wij klant- en behandelgegevens tot maximaal 5 jaar na het laatste klantencontact, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, bewijsvoering, opvolging van behandelingen of bescherming van onze rechten.
Boekhoudkundige en fiscale gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk vereist is.
Gegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, bewaren wij zolang de toestemming geldig is of totdat je deze intrekt, tenzij er een andere rechtsgrond bestaat om de gegevens langer te bewaren.
11. Delen van persoonsgegevens met derden
Satine verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Wij delen jouw persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, onze wettelijke verplichtingen of de goede werking van onze onderneming.
Wij kunnen gegevens delen met onder meer:
softwareleveranciers voor klantenbeheer, afspraken en administratie, zoals Salonized;
betalingsproviders of banken;
boekhouder, accountant of administratieve dienstverleners;
IT-partners, hostingproviders of websitebeheerders;
verzend- en logistieke partners wanneer je een bestelling plaatst;
marketing- of nieuwsbriefsoftware, indien van toepassing;
overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is;
juridische, fiscale of professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.
Wanneer wij samenwerken met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, zorgen wij ervoor dat zij passende beveiligingsmaatregelen nemen en jouw gegevens enkel verwerken volgens onze instructies en de geldende privacywetgeving.
12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In principe verwerkt Satine persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte.
Wanneer bepaalde dienstverleners persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgen wij ervoor dat dit enkel gebeurt wanneer passende waarborgen bestaan, zoals standaardcontractbepalingen of andere mechanismen die door de GDPR worden erkend.
13. Beveiliging van jouw gegevens
Satine neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of ongeoorloofde wijziging.
Wij doen dit onder meer door:
gebruik te maken van beveiligde digitale systemen;
toegang tot klantgegevens te beperken tot personen die deze nodig hebben;
te werken met persoonlijke logins en wachtwoorden;
vertrouwelijk om te gaan met gevoelige informatie;
gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk;
medewerkers en samenwerkingspartners bewust te maken van vertrouwelijkheid en privacy.
Hoewel wij de nodige zorg besteden aan beveiliging, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.
14. Cookies en websitegegevens
Wanneer je onze website bezoekt, kunnen cookies of gelijkaardige technologieën worden gebruikt om de website goed te laten functioneren, het gebruik van de website te analyseren of jouw voorkeuren te onthouden.
Meer informatie over het gebruik van cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid op onze website.
15. Jouw rechten
Je hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;
recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens wanneer daar geen geldige reden meer voor bestaat;
recht op beperking van de verwerking;
recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover wettelijk van toepassing;
recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is;
recht om bezwaar te maken tegen direct marketing.
Wil je één van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar info@satine-laser.be.
Om jouw identiteit te beschermen, kunnen wij vragen om bijkomende informatie zodat we zeker weten dat het verzoek van jou afkomstig is.
Wij beantwoorden jouw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Indien het verzoek complex is of wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn wettelijk worden verlengd. In dat geval brengen wij je hiervan op de hoogte.
16. Klachten
Heb je een vraag of bezorgdheid over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Contacteer ons dan eerst via info@satine-laser.be, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Indien je van mening bent dat Satine jouw persoonsgegevens niet correct verwerkt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be
17. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Satine behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid aan te passen wanneer onze werking, diensten of wettelijke verplichtingen wijzigen.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Wanneer er belangrijke wijzigingen zijn die een wezenlijke impact hebben op jouw privacy, zullen wij dit op een passende manier commun
